По-русски
+7 495 745 51 77
in English Карта сайта

Предотвращение убытков при несвоевременном оформлении вновь построенных объектов

Вновь построенное здание считается взятым на баланс предприятия после прохождения госрегистрации.

А это означает, что расходы, вложенные в строительство объекта основных фондов, до момента окончания строительства и введения готового объекта в эксплуатацию не используются в хозяйственной деятельности и не подлежат амортизации.

Система УАК позволяет предприятиям отслеживать строящиеся объекты и своевременно запускать процесс переоформления. Мощный механизм уведомлений позволяет обеспечить эскалацию на вышестоящее руководство, в случае нарушения сроков.

На уровне системы отслеживаются следующие события:

  • Правовая экспертиза(для целей техинвентаризации и госрегистрации).
  • Техинвентаризация (прохождение, приостановление, отказ).
  • Госрегистрация (прохождение, приостановление, отказ).

По нашим оценкам, в крупных холдингах, ежегодные потери из-за несвоевременного оформления недвижимого имущества могут составлять более 600 000 000 руб.

Поддержка актуальности общих сведений по бухгалтерскому учету

Отслеживание ИНН предприятий, входящих в состав крупных корпораций является важной задачей юридических и финансовых отделов. В случае несвоевременного обновления информации об ИНН возможны крупные финансовые потери связанные с выплатами налогов.

В системе УАК данная задача решается с помощью автоматического изменения ИНН во внутренних разделах системы с уведомлением ответственных лиц, для сопутствующих бизнес-процессов так же предусмотрены уведомления о смене ИНН.

Для отслеживания подобных параметров в системе предусмотрен раздел «Бухгалтерский учет». Раздел служит для получения информации, о том, в какой системе ведется бухгалтерский учет или какие предприятия оказывают аудиторские услуги, какие предприятия оказывают ИТ поддержку бухгалтерских систем.

Двойная отчетность RAS и GAAP

Международные стандарты бухгалтерского учета (International Accounting Standards – IAS, Generally Accepted Accounting Principles – GAAP) сильно отличаются от Российских (Russian Accounting Standards - RAS). Эти различия возникают практически в каждом пункте финансовых отчетов, включая нормы амортизации, учет пенсий, отсроченные налоги, учет резервов, оценку активов и т.д.

Это представляет собой проблему для компаний-инвесторов, у которых возникает потребность в международных инвестициях, они озабочены проблемами в расхождении стандартов бухгалтерского учета нескольких стран. В том числе в рамках одного международного холдинга.

Система предоставляет инструменты учета дат изменения технических параметров, состав ЮЛ входящих в периметр консолидированной отчетности по определенному стандарту, коды ЮЛ в различных системах бухгалтерского учета. Виды отчетности, которые сдает ЮЛ. Учет большого количества технических параметров из бухгалтерских систем, которые относятся к обоим или ни к одной из них. Учет поправок RAS-to-GAAP — какие приняты поправки в конкретном ЮЛ между Российским и международным стандартом бухучета.

Контроль над финансовой отчетностью предприятий

На большинстве предприятий холдинга отчетность предоставляется 5 раз в год - за каждый квартал и за весь год. При наступлении отчетного периода система предупреждает ответственных лиц о необходимости предоставления отчетности. Если в указанный срок отчетность не предоставлена система уведомляет об этом контролирующих лиц. При загрузке финансовой отчетности системой производится проверка баланса. Для удобного просмотра показателей отчетности предусматривается выборка и поиск по конкретным показателям отчетности. Это позволяет получать информацию по всем предприятиям, чей показатель отчетности соответствует определенному критерию (Например, производим поиск всех предприятий, чистая прибыль (стоимость активов и т.д.) которых за позапрошлый год больше конкретного значения).

При покупке Юридического лица система автоматически рассчитывает процент владения данной компанией по проведенным сделкам, после чего сообщает, путем уведомления через электронную почту, финансовой службе о необходимости предоставления финансовой отчетности по данной компании. При учёте процента владения этой компанией по инвестиционным данным и загруженной финансовой отчетности, в системе определяется ее принадлежность финансовым группам - например, принадлежность к консолидированной отчетности головной компании. После чего создаются автоматические заявки на ответственные лица по включению данного предприятия в состав консолидированной отчетности. Создание подобных заявок сопровождается уведомлением через электронную почту лиц, участвующих в процессе согласования.

Предупреждения о связанных активах при совершении сделок

Дочерние компании холдинга владеют большим количеством связанных друг с другом активов (инвестиции в ценные бумаги, недвижимость, оборудование, объекты интеллектуальной собственности). При совершении сделок по продаже активов общества необходимо иметь полную информацию о связанных объектах. Эта информация требуется для корректного законного оформление сделки, изменение балансодержателя по бухгалтерии, исключения ситуаций с потерей контроля над активами, либо усложнения доступа к ним.

Возможные ситуации:

  1. При совершении сделок с акциями/долями дочерних обществ возможна потеря принадлежащих им объектов интеллектуальной собственности, объектов недвижимого и движимого имущества.
  2. При продаже здания помимо самого строения необходимо оформить землю, а также все связанные коммуникации: система отопления, сеть водопровода, сеть силовой электропроводки, телефонные и сигнальные сети, вентиляционные устройства, подъемники и лифты. Также необходимо принять решения о включении или не включении в контракт оборудования расположенного на территории здания.
  3. При совершени сделок с земельными участками необходимо отслеживать все объекты некапитального строительства, расположенные на данном участке. В противном случае возможны финансовые потери, связанные с необходимостью их разборки/сборки и перемещения. Также необходимо учитывать объекты капитального строительства.
  4. При совершени сделок с земельными участками для правильного определения площади территории и соблюдения законности сделки необходимо отслеживать все объекты капитального строительства – здания и сооружения, находящиеся на ней.

Система УАК позволяет осуществлять сквозное отслеживание взаимосвязей активов в масштабе холдинга. При совершении следки по продаже, система отслеживает – какие объекты будут затронуты в результате сделки.

Отслеживание юридически важных сроков

В процессе деятельности дочерние общества входящие в холдинг должны отслеживать ряд важных сроков и принимать соответствующие меры при их наступлении для соблюдения законов и как следствие избежания административных взысканий, судебных разбирательств, потерь права собственности, сохранения деловой репутации.

Кроме того, окончание срока действия ряда документов (договоров, лицензий, патентов) требует проведения организационных мероприятий по их продлению. В случае нарушения данных сроков документы теряют свою силу.

Для отслеживания юридически важных сроков необходима система напоминаний для исполнителей в соответствии с бизнес-процессами компании привязанная к конкретным объектам права.

Возможные ситуации:

  1. Действия по созданию, реорганизации, ликвидации юридического лица, а также действия связанные с внесением изменений в учредительные документы сопровождаются государственной регистрацией в отведенные сроки.
  2. В течение первого месяца с момента государственной регистрации акционерного общества оно обязано подать документы на регистрацию первичного выпуска ценных бумаг. Нарушение эмитентом сроков предоставления документов на государственную регистрацию выпуска акций и отчета об итогах выпуска акций влечет наложение штрафов, а также является основанием для приостановления эмиссии акций, отказа в государственной регистрации выпуска.
  3. Все участники общества вправе получать информацию о деятельности общества и знакомиться с его документацией (уставные документы, права общества на имущество, годовые отчеты, протоколы общих собраний акционеров, списки аффилированных лиц и т.д.). Непредставление в семидневный срок затребованных документов может является основанием для привлечения общества к административной ответственности.
  4. Срок выплаты дивидендов определяются уставом общества или решением общего собрания акционеров о выплате дивидендов. В случае невыплаты объявленных дивидендов в установленный срок акционер вправе обратиться с иском в суд.
  5. Для продления лицензий документы должны быть представлены в соответствующие органы не позднее, чем за 10 дней до окончания срока действия ранее выданной лицензии. Лицензиаты, не продлившие свои лицензии в установленные сроки, должны проходить процедуру лицензирования вновь. На оформление новой лицензии может уйти до полугода, при этом лицензируемая деятельность предприятия будет заморожена.
  6. Лицензиат обязан сообщить в лицензирующий орган об изменении сведений об адресах мест осуществления лицензируемого вида деятельности в срок не позднее чем через пятнадцать дней со дня такого изменения.
  7. В случае реорганизации юридического лица, изменения его наименования или места его нахождения, изменения иных указанных в лицензии и приложении к лицензии сведений или их утраты лицензиат обязан в 30-дневный срок со дня возникновения указанных обстоятельств подать заявление в лицензирующий орган о переоформлении лицензии.
  8. Земельные участки могут предоставляться во временное пользование (например, для геолого-разведывательных и изыскательных работ, для подъездных путей при строительстве). По истечении сроков пользования такие земельные участки должны быть возвращены собственнику. Не возврат участков в срок по требованию орендодателя означает незаконное и самовольное пользование.

В системе предусмотрен механизм расчёта и контроля сроков. По наступлению срока высылается уведомление ответственному лицу. Гибкая настройка уведомлений позволяет высылать напоминания исполнителям по мере приближения к юридически важным датам, а также высылать уведомления руководителю при несвоевременном обновлении информации в системе (читай при затягивании сроков).

Помимо контрольных дат в системе указыаются ответственные лица. Это позволяет привязать конкретные юридически важные даты к бизнес-процессам компании и мотивировать сотрудников к их соблюдению.

© 2019 ЗАО «Элемент 5»